Rekrutmen: Beberapa Masalah dan Saran Pemecahannya

Latar Belakang

Pada tataran lokal, nasional, regional maupun global saat ini, terjadi suatu dinamika dan perubahan yang sangat cepat dan kompleks dalam segala aspeknya, baik ekonomi, sosial budaya, politik, teknologi, bahkan aspek pertahanan dan keamanan.[1] Perkembangan yang begitu cepat seringkali menimbulkan kondisi ketidakpastian masa depan yang mengandung resiko kegagalan dalam berbagai hal, sehingga perlu diantisipasi secara tepat melalui proses perencanaan yang matang dan akurat untuk memperkecil resiko yang akan dihadapi.

Secara konkrit, permasalahan pokok yang harus dijawab berkaitan dengan derasnya arus internasionalisasi dan universalisasi sebagaimana dikemukakan diatas ada­lah, bagaimana menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) ang berkualitas, tangguh dan handal, atau bagaimana meningkatkan efektivitas, efisiensi dan profesionalitas sumber daya yang ada. Apabila SDM dalam suatu organisasi perusahaan, instansi atau suatu negara tidak mampu untuk bersaing serta tidak bisa memanfaatkan peluang dalam suasana lingkungan global tadi, mereka akan terjebak dalam perangkap keterbelakangan.

Menurut D.V. Ramana[2], perangkap keterbelakangan merupakan dampak dari kemiskinan (poverty) yang diakibatkan oleh rendahnya penguasaan ilmu pengetahuan dan teknologi. Oleh karena itu, untuk memasuki era lepas landas dan era globalisasi ekonomi abad ke-21, diperlukan investing in people atau human resourcees development (World Bank, World Development Report 1990, Washington, 1990).

Human Resources Development pada hakekatnya adalah suatu proses manaje­men terhadap SDM; sedangkan manajemen SDM adalah suatu pendekatan terhadap manajemen manusia yang berdasarkan 4 (empat) prinsip, yaitu:[3]

• Manusia adalah harta yang paling penting bagi suatu organisasi, dan manajemen yang efektif adalah kunci keberhasilan organisasi.
• Adanya peraturan/kebijakan/prosedur yang saling berhubungan.
• Penegakan kultur dan nilai-nilai organisasi, suasana organisasi, dan perilaku manajeri­al yang berasal dari kultur tersebut.
• Integrasi anggota rganisasi dalam pencapaian tujuan.

Salah satu prinsip penting dalam manajemen SDM dan merupakan salah satu langkah dari sistem perencanaan kepegawaian adalah rekrutmen tenaga kerja. Harus diakui bahwa proses rekrutmen bukanlah proses yang mudah, sebaliknya justru sering menghadapi banyak kendala. Oleh karenanya, para profesioonal dibidng manajemen sumber daya manusia mutlak penting mengenali berbagai sumber tersebut dengan setepat-tepatnya karena degan demikian terdapat jaminan bahwa tenaga kerja yang memenuhi persyaratan da kebutuhan organisasi diperoleh dengan biaya, waktu dan tenaga serendah mungkin.[4]

Rekrutmen Dalam Fungsi Staffing

Dalam manajemen kepegawaian, fungsi staffing menempati peranan yang pent­ing bagi pengembangan organisasi. Staffing padda dasarnya merupakkan suatu kesatuan interrelasi ddari manajemen SDM yag harus bersifat proaktif terhadap tuntutan-tuntutan pengembangan organisasi, melalui berbagai program penyesuaian, sejak SDM direkrut, dipekerjakan, dan dikembangkan selama mereka bekerja. Adapun tujuan Staffing adalah:

• Memberikan pendidikan dan pelatihan untuk mengembangkan kemampuan SDM agar mampu mengemban tugas, tanggung jawab, dan strata yang tepat.
• Memberikan tekanan pemahaman bahwa manager dalam suatu lingkup organisasi memegang peranan kunci dalam bentuk memikul tanggung jawab organisasi.
• Merespons kebutuhan organisasi bagi pendayagunaan orang yang tepat, guna menca­pai tujuan organisasi secara optimal.

Dari uraian diatas terlihat bahwa rekrutmen merupakan proses awal untuk menyusun sistem personalia dalam suatu organisasi sampai berjalannya mekanisme kerja dan menciptakan kinerja yang bersifat memuaskan.

Rekrutmen sendiri dapat diartikan sebagai aktivitas untuk mendapatkan dan memilih orang-orang yang diperlukan untuk mengisi kebutuhan personal suatu organisasi. Atau, aktivitas untuk mencari, menemukan dan menarik para pelamar yang kapabel untuk dipekerjakan dalam dan oleh suatu organisasi. Dengan demikian rekrutmen merupakan proses yang bersifat terpadu dalam perencanaan kepega-waian secara keseluruhan, terma­suk mengidentifikasikan spesifikasi pekerjaan dan memelihara catatan atau arsip pelamar.

Kegiatan-kegiatan yang melengkapi proses Rerutmen biasanya meliputi hal-hal sebagai berikut:

• Identifikasi spesifikasi kegiatan-kegiatan kerja.
• Persyaratan-persyaratan yang dibutuhkan untuk menopang kegiatan-kegiatan kerja.
• Menetapkkan Records (pendataan) yang bersifat aplikatif dengan kegiatan-kegiatan kerja yang telah ditetapkan (alur kegiatan kerja).
• Melakukan pemeriksaan (screening) dalam kaitannya dengan aplikasi-aplikasi kerja yang akan dilaksanakan.
• Melakukan kegiatan testing dan interview (wawancara).
• Melakukan tes fisik (kesehatan) pegawai/calon pegawai.
• Koordinasi internal organisasi berkaitan dengan kebutuhan akan personalia, termasuk penyusunan kegiatan promosi.
• Menetapkan besaran gaji dan tunjangan-tunjangan yang terkait dengan kesejahteraan pegawai.
• Penyusunan jabatan untuk para pekerja baik yang lama maupun yang baru, dilengkapi tugas dan tanggung jawabnya.

Diatas telah disebutkan bahwa Rekrutmen memiliki kaitan yang erat dengan kegiatan perencanaan organisasi dan staffing, oleh karenanya perlu untuk memperhatikan aspek-aspek berikut ini:

• Rekrutmen harus disesuaikan dengan karakter organisasi dan besaran organisasi skala organisasi).
• Semakin besar skala organisasi maka lingkup kegiatan rekrutmen menjadi kompleks sekali.
• Tekanan organisasi yang berskala besar ditandai oleh spesialisasi.
• Rekrutmen pada dasarnya tidak merupakan tanggung jawab satu manajer saja, namun melibatkan manajer yang lainnya yang membutuhkan sumber daya manusia.
• Rekrutmen berskala besar ditangani oleh staf yang berskala besar, dan testing dilaku­kan secara kelompok.
• Manajer melakukan ketentuan rekrutmen sesuai ketentuan staffing, secara committed mereka menetapkan kebutuhan akan pegawai baru dan bertumpu pada tuntutan orga­nisasi.
• Bila rekrutmen berskala sangat besar, maka dapat dilaksanakan oleh suatu komite organisasi yang bersifat terpisah.

Permasalahan dan Solusi Rekrutmen

Dalam kenyataannya, rekrutmen sering menghadapi berbagai permasalahan yang seringkali menimbulkan ketidakpuasan pada salah satu pihak atau lebih. Permasala­han rekrutmen tersebut antara lain mencakup hal-hal sebagai berikut:

1.      Perbandingan tingkat kepuasan setiap orang saat pertama kali mengisi suatu lowongan pekerjaan adalah 50: 50. Hal itu dapat diartikan bahwa apa yang didapatkan orang tersebut (pegawai baru) pada pekerjaannya tidak sepenuhnya cocok dengan apa yang dibayangkan sebe­lumnya. Dengan demikian, dia tidak dapat memanfaatkan kemampuannya seoptimal mungkin. Permasalahan yang sama secara langsung dirasakan pula oleh organisasi yang menerima pegawai tersebut, yakni hanya merasakan kepuasan sebesar 50 % dari proses perekrutan tadi. Semuanya itu berarti pula terjadinya pemborosan baik materi, tenaga maupun waktu.

Salah satu penyebab terjadinya problema diatas -- yang sekaligus juga merupakan masalah rekrutmen -- adalah tidak diketahuinya secara pasti kebutuhan pegawai oleh recruiter, serta kurang mampunya recruiter menilai calon pegawai. Untuk menghindari kelemahan-kelemahan itu, maka seorang recruiter haruslah mengerti bagaimana jenis pendidikan, pengalaman dan ketrampilan yang dibutuhkan untuk setiap pekerjaan sebelum program rekrutmen atau staffing dilaku­kan. Lebih jauh lagi, data tentang gaji, motivasi umum, tipe/bakat/karakteristik dan masa jabatan minimum dari kandidat yang dibutuhkan sebelum dilakukan pengisian posisi dalam suatu organisasi harus tersedia.

Dengan kata lain, petugas-petugas yang menangani kegiatan rekrutmen secara menyeluruh dan menangani kegiatan seleksi termasuk wawancara, diwajibkan memiliki penguasaan pengetahuan sebagai berikut:

• Memahami organisasi ditempat dia bekerja.
• Memahami karateristik para pegawai/calon pegawai dari berbagai tingkatan.
• Ketrampilan dan studi banding untuk melakukan seleksi.
• Memahami cara untuk menempatkan kandidat yang tepat untuk suatu jabatan.

2.      Lemahnya rincian job requirements.

Sangatlah sukar untuk melakukan perekrutan secara efektif jika kualifikasi pekerjaan tidak didefinisikan. Perekrutan secara internal atau eksternal seharusnya dimulai setelah adanya pernyataan pendidikan yang ringkas dan jelas, ketrampilan dan pengalaman yang dibutuhkan serta tingkat gaji dalam suatu pekerjaan.

Keputusan-keputusan proses staffing yang konsisten tidak dapat dibuat kecuali bila kebutuhan pekerjaan dan posisi pekerjaan telah dijabarkan secara mencu­kupi, sehingga para pelamar pekerjaan secara individual dan kandidat untuk posisi tertentu dapat diukur melalui standar-standar yang telah ditentukan.

3.      Job Requirements yang semu (artificial).

Job requirements yang semu ini adalah sesuatu yang disukai, meskipun sebenarnya tidak diperluan. Bahkan banyak daripadanya yang bersifat illegal. Semua­nya cenderung untuk mengurangi penawaran lamaran-lamaran yang berkualitas serta memboroskan waktu dan uang yang dibutuhkan untuk mengisi suatu jabatan/peker­jaan.

Munculnya permasalahan job requirements yang semu ini ialah sering dihi­langkannya "resume" dari lamaran yang telah memenuhi kualifikasi pekerjaan oleh manajer lini. Keadaan seperti ini jelas sekali akan merugikan organisasi, karena telah menyia-nyiakan sumber daya yang potensial. Oleh karenanya suatu organisasi harus­lah selalu berorientasi kepada tujuan (goal), dan tidak perlu menghiraukan faktor-faktor umur, jenis kelamin atau kewarganegaraan/etnik pribumi.

4.      Perekrutan baru memanfaatkan sejumlah kecil sumber tenaga kerja baru.

Suatu organisasi akan dapat mengisi lowongan secara lebih cepat dengan biaya yang rendah pula jika sumber daya rekrutmen digunakan secara optimal. Adapun sumber-sumber rekrutmen terdiri dari:

• Transfer Internal dan Promosi.

Melalui Metode "Job Bidding", data-data (informasi) mengenai karya­wan suatu organisasi dan kebutuhan pekerjaannya disimpan dalam word processor atau data-base, sehingga proses transfer atau promosi karyawan pada jabatan/pekerjaan yang ada, bisa lebih efektif. "Job Posting" melalui teknik job bidding akan mengurangi ketidakpuasan dan perputaran (turn-over) karyawan, bila penambahan posisi diisi oleh orang-orang dalam.

• Sumber Eksternal, yang terdiri dari: Catatan-catatan/file lamaran; Walk in Applicants (mendatangi secara langsung); Lembaga-lembaga pendidikan; Open Houses (pelamar datang untuk mendapatkan penjelasan pada watu-waktu yang dikehendakinya); Field Interview (sama dengan open houses, hanya dilakukan diluar kota dengan biaya lebih mahal serta membutuhkan lebih banyak iklan); Tenaga kerja sementara; Part-time dan kontrak; Organization Outplacing Employees; Diret Mail Recruitment; Telephone Recruitment; Pertemuan para profesional, Asosiasi dagang dan pameran; Agen-agen tenaga kerja swasta; dan Iklan Rekrutmen.

Salah satu hal yang penting untuk diperhatikan sehubungan dengan sumber perekrutan ini adalah, orang-orang yang telah pensiun sebagai sumber internal yang efektif. Mereka sama dengan kelompok kerja yang lain, sehingga organisasi dapat menggunakan tenaganya untuk mengisi berbagai jabatan pekerjaan, terutama untuk jadwal waktu part-time. Secara keseluruhan, ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam masalah-masalah rekrutmen pegawai baru, yaitu:

• Faktor-faktor eksternal yang menyangkut kondisi keberadaan lapangan penye­diaan tenaga kerja, lokasi geografis, kondisi pasar tenaga kerja, kebijakan negara dan aspek hukum ketenagakerjaan, serta isu-isu ketenagakerjaan yang berkem­bang.
• Pasar tenaga kerja. Kegiatan rekrutmen harus memahami betul kondisi pasar tenaga kerja dan karak­teristik kompetitifnya. Informasi ketenagakerjaan dapat diperoleh melalui surat kabar, organisasi ketenagakerjaan, lembaga pendidikan, Departemen Tenaga Kerja, dan organisasi profesi lainnya.
• Kebijakan Negara dan Aspek Hukum Ketenagakerjaan. Unsur penting dalam kebijakan negara adalah peraturan-peraturan ketenagakerjaan yang berlaku, serta organisasi buruh atau profesi yang sangat berpengaruh pada kondisi kerja para pegawai.
• Aggaran Rekrutmen. Komponen-komponen anggaran rekrutmen yang perlu diperhatikan adalah: Advertensi, Transport dan akomodasi pelamar, Fee untuk agen-agen yang ikut merekrut pegawai, Relokasi/penempatan pegawai baru, Program refferal dari pekerja, dan Pelatihan pegawai baru.

Penutup

Pada taraf kehidupan global yang penuh dengan kompetisi dalam segala bidang saat ini, pengembangan sumber daya manusia merupakan langkah strategis guna meme­nangkan persaingan antar negara dan antar organisasi. Dengan demikian, peranan pekerja dalam suatu organisasi sangatlah vital, karena mampu menentukan hidup matinya organis­asi yang bersangkutan.

Untuk mendapatkan sumber daya yang berkualitas prima, maka proses pembi­naannya tidak bisa hanya sebatas selama masa kerja, melainkan harus dimulai sejak proses rekrutmen. Rekrutmen yang tepat akan memudahkan proses penempatan yang tepat, dan pada akhirnya akan melancarkan proses pencapaian tujuan organisasi. Oleh karena itu, masalah-masalah dan kendala-kendala yang dihadapi pada tingkat rekrutmen harus diantisipasi dan dipecahkan secara memuaskan dengan tetap berorientasi kepada tujuan (goal) organisasi.

---

[1]     Untuk deskripsi yang komprehensif mengenai fenomena-fenomena atau trend-trend besar dunia, baca John Naisbitt dan Patricia Aburdene, Megatrends dan Megatrends 2000, Megatrends Ltd., masing-masing terbitan th. 1982 dan 1900.

[2]     D.V. Ramana, A Note on Development Planning, Bangkok: Asian Development Institute, 1976

[3]     Michael Armstrong, A Handbook of Human Resources Management, alih bahasa oleh Sofyan Cikmat dan Haryanto dengan judul Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Elex Media Komputindo, 1990

[4] Sondang P. Siagian, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara, 1992