Perilaku Organisasi 5 – Pemecahan Masalah & Pengambilan Keputusan

Pengantar

 

Dalam kehidupan organisasi, munculnya suatu masalah merupakan gejala yang sangat normal. Demikian pula, berkembangnya masalah menjadi suatu konflik dan atau ketegangan (stress), merupakan fenomena yang biasa terjadi. Bahkan, dalam taraf tertentu berbagai masalah, konflik dan ketegangan tersebut dapat menjadi pemicu (trigger) bagi organisasi untuk lebih mengoptimalkan penggunaan sumber dayanya untuk mencapai tujuan organisasi.

Atas dasar pemikiran diatas, wajarlah jika dalam perkembangan ilmu manajemen muncul spesialisasi tertentu yang disebut Manajemen Konflik (Conflict Management). Ilmu ini tidak semata-mata berusaha untuk mengedepankan berbagai kiat atau teknik manajemen dalam rangka meminimalisir dan atau mengeliminir permasalahan dan konflik ; tetapi lebih kepada bagaimana ‘menciptakan’ dan mengelola masalah dan konflik yang timbul agar merangsang segenap anggota organisasi untuk tetap memiliki semangat bersaing secara sehat, mengembangkan inisiatif dan inovasi, dan sebagainya.

Meskipun demikian, seorang manajer dalam suatu organisasi tetap harus memiliki kemampuan untuk menganalisis segala hal yang berkaitan dengan munculnya permasalahan dan konflik tersebut. Kemampuan ini antara lain meliputi identifikasi faktor penyebab dan dampak (akibat) yang mungkin timbul, penentuan dan pemilihan alternatif pemecahan, penggunaan teknik-teknik analisis atau teknik pemecahan masalah, serta penetapan (dari proses perencanaan sampai dengan evaluasi) strategi, kebijakan dan program yang akan diimplementasikan.

Sehubungan dengan hal tersebut, maka diktat sederhana ini mencoba untuk mengedepankan beberapa teknik analisis kasus dan teknik pemecahan masalah, khususnya teknik PKT (Pola Kerja Terpadu) yang menggunakan instrumen pohon masalah, pohon sasaran dan pohon alternatif sampai terbentuknya matriks SIABIDIBA. Disamping itu, dikemukakan pula teknik PPK (Perencanaan Peningkatan Kinerja) atau PIP (Performance Inprovement Planning) dengan 20 langkahnya, serta teknik analisis SWOT (Strength, Weaknesess, Opportunity, Threat) yang berbasis pada kondisi internal dan eksternal organisasi. Termasuk dalam teknik yang dikemukakan disini adalah penggunaan Matriks Prioritas Masalah, atau Matriks Identifikasi Masalah dan Rekomendasi, yang dapat dikatakan sebagai teknik paling sederhana, termudah dan tercepat.

Selain itu, dalam kehidupan suatu organisasi juga sering ditemui adanya perbedaan pendapat, perbedaan kepentingan, perbedaan cara mencapai tujuan, maupun konflik antar anggota organisasi yang bersangkutan. Disamping itu, dalam skala yang lebih luas, organisasi tidak jarang menghadapi berbagai kondisi kurang menguntungkan seperti: adanya hambatan dalam proses pelaksanaan kegiatan, kebingungan dalam menentukan arah dan misinya, kegagalan merealisasikan rencana yang telah disusun, kesalahan dalam mengantisipasi suatu fenomena, dan sebagainya. Keseluruhan kondisi tersebut adalah contoh-contoh masalah yang sering dihadapi oleh suatu organisasi, baik secara individual maupun kolektif.

Adanya suatu permasalahan memang tidak bisa dihindari, namun yang jelas bahwa masalah tersebut harus dihadapi dengan sikap-sikap positif dan tindakan kreatif, sehingga tidak akan mengganggu jalannya organisasi. Sebab, suatu masalah biasanya akan menjadi semacam “kanker” yang akan semakin mengganas jika dibiarkan saja tanpa upaya pencegahan dan pengobatan. Oleh karena itu, dalam rangka memecahkan timbulnya masalah, perlu dilakukan suatu upaya strategis, yakni pengambilan keputusan.

Keputusan dan Pengambilan Keputusan

 

Keputusan dapat diartikan sebagai suatu pengakhiran atau pemutusan dari suatu proses pemikiran untuk menjawab suatu pertanyaan, khususnya mengenai suatu masalah atau problema. Sedangkan pengambilan keputusan adalah proses pendekatan yang sistematis terhadap suatu masalah, mulai dari identifikasi dan perumusan masalah, pengumpulan dan penganalisaan data dan informasi, pengembangan dan pemilihan alternatif, serta pelaksanaan tindakan yang tujuannya untuk memperbaiki keadaan yang belum memuaskan. Dari pengertian tersebut nampak bahwa pengambilan keputusan bukanlah merupakan kegiatan yang sepele atau mudah. Artinya, suatu keputusan mestilah lahir dari suatu proses panjang yang rumit, dimana di dalamnya terjadi diskusi-diskusi intensif, saling tukar pemikiran dan brain storming yang mendalam dengan analisis-analisis yang tajam dan interdisipliner.

Adapun mengenai proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan, secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut.

Pertama kali, proses pengambilan keputusan dipicu oleh adanya masalah yang dihadapi dan perlu segera dipecahkan oleh suatu organisasi. Dari adanya masalah ini, langkah yang harus ditempuh adalah menetapkan secara tepat apa sesungguhnya masalah yang dihadapi. Untuk itu perlu dilakukan pengenalan, identifikasi, diagnosis dan analisis terhadap masalah yang ada, yakni dengan cara menguraikan unsur-unsur masalah yang dihadapi, kemudian dikelompokkan kembali menurut corak dan sifatnya masing-masing, serta memperkirakan faktor-faktor kunci penyebab masalah tersebut.

Untuk mendukung hal ini, perlu dilakukan pengumpulan data pendahuluan yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi. Adalah suatu kegagalan besar jika SDM suatu organisasi salah dalam mengenali, mengidentifikasi serta mendiagnosis sesuatu yang diduga merupakan masalah, padahal masalah sesungguhnya belum atau tidak tersentuh sama sekali.

Setelah dilakukan identifikasi dan diagnosis masalah, maka tahap selanjutnya adalah pengembangan alternatif. Tahapan ini merupakan kegiatan analisa dalam rangka menggali dan menemukan berbagai macam pilihan atau alternatif, sehingga membutuhkan daya cipta yang besar disamping pengetahuan yang luas dan mendalam tentang masalah yang akan dipecahkan.

Pada tahap berikutnya, terhadap berbagai alternatif tadi diadakan evaluasi atau penilaian. Dalam hal ini, evaluasi dilakukan atas dasar ramalan (forecasting) mengenai konsekuensi setiap alternatif yang dapat diperkirakan akan timbul. Dalam meramalkan setiap alternatif, biasanya digunakan pola berpikir sebab akibat, misalnya: jika alternatif 1 yang dipilih akan menimbulkan konsekuensi A, B dan seterusnya. Dengan kata lain, perlu diadakan pembandingan antar alternatif, sebelum sampai kepada pemilihan salah satu alternatif yang dianggap terbaik, serta mengandung cost yang jauh lebih rendah dibanding benefit yang akan dihasilkan.

Adapun fase atau tahap terakhir dari proses pengambilan keputusan adalah implementasi keputusan, yaitu pelaksanaan dari alternatif yang dipilih, serta pemantauan pelaksanaan sebagai dasar tindak lanjut bagi organisasi yang bersangkutan.

 

Corak dan Jenis Masalah

Sebagaimana diketahui, corak atau jenis masalah yang dihadapi oleh suatu organisasi biasanya dapat dikelompokkan kedalam dua golongan, yaitu masalah yang sederhana (simple problem) dan masalah yang rumit (complex problem). Corak atau jenis masalah yang berbeda akan menyebabkan cara pengambilan keputusan yang berbeda pula. Adapun pengertian masalah sederhana adalah masalah yang mempunyai ciri-ciri antara lain berskala kecil, berdiri sendiri dalam arti kurang memiliki sangkut paut dengan masalah yang lain, tidak mengandung konsekuensi yang besar, serta pemecahannya tidak memerlukan pemikiran yang luas dan mendalam.

Terhadap masalah yang sederhana seperti ini, maka pengambilan keputusan dalam rangka pemecahan masalah dilakukan secara individual oleh setiap pimpinan. Teknik yang biasa digunakan untuk memecahkan masalah sederhana ini pada umumnya dilakukan atas dasar intuisi, pengalaman, kebiasaan dan wewenang yang melekat pada jabatannya.

Sementara itu, masalah rumit adalah masalah yang mempunyai ciri-ciri antara lain berskala besar, tidak berdiri sendiri melainkan memiliki kaitan erat dengan masalah-masalah lain, mengandung konsekuensi yang besar, serta pemecahannya memerlukan pemikiran yang tajam dan analitis. Oleh karenanya, pengambilan keputusan atas masalah kompleks ini dilakukan secara kelompok yang melibatkan pimpinan dan segenap staf pembantunya. Masalah rumit ini sendiri dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu masalah yang terstruktur (structured problems), dan masalah yang tidak terstruktur (unstructured problems).

Structured problems adalah masalah yang jelas faktor-faktor penyebabnya, bersifat rutin dan dan biasanya timbul berulang kali sehingga pemecahannya dapat dilakukan dengan teknik pengambilan keputusan yang bersifat rutin, repetitif dan dibakukan. Sebagai contoh masalah terstruktur ini misalnya adalah masalah penggajian, kepangkatan dan pembinaan pegawai, masalah perijinan, dan sebagainya. Oleh karena sifatnya yang rutin dan baku, maka pengambilan keputusan menjadi relatif lebih mudah atau cepat, dimana salah satu caranya adalah dengan penyusunan metode / prosedur / program tetap atau pembakuan-pembakuan lainnya.

Berbeda dengan masalah yang terstruktur, maka pada masalah yang tidak terstruktur, proses pengambilan keputusan menjadi lebih sulit dan lebih lama. Sebab, masalah yang tidak terstruktur ini merupakan penyimpangan dari masalah organisasi yang bersifat umum, tidak rutin, tidak jelas faktor penyebab dan konsekuensinya, serta tidak repetitif kasusnya. Oleh karenanya, diperlukan teknik pengambilan keputusan yang bersifat non-programmed decision-making.

Hal ini mensyaratkan bahwa sebelum di tetapkannya suatu keputusan, perlu disediakan berbagai bahan tambahan atau informasi, baik yang tertuang dalam peraturan perundangan maupun dalam berbagai sumber yang tersebar. Selanjutnya terhadap bahan-bahan dilakukan analisis, penguraian dan pertimbangan-pertimbangan khusus. Dalam kaitan ini, peranan diskusi sangatlah besar, sebab keputusan yang diambil tidak bisa semata-mata didasarkan kepada pengalaman, terlebih lagi adalah faktor-faktor spesifik yang membentuk masalah tersebut.

LATIHAN KASUS:

Tersesat di Laut: Apa yang Harus Anda Prioritaskan?

Petunjuk Kasus:

1.         Bacalah kasus dibawah ini dengan seksama, dan bayangkanlah bahwa Anda benar-benar sedang menghadapinya.

2.         Dalam keadaan kritis tersebut, Anda dituntut untuk mampu memecahkan masalah dalam tempo yang sesingkat-singkatnya, sekaligus mengambil keputusan yang tepat.

Kasus:

Anda sedang terapung-apung di dalam sebuah perahu pesiar di Lautan Pasific Selatan. Sebagai akibat kebakaran yang tak diketahui asalnya, hampir seluruh bagian perahu itu terbakar habis serta rusak segala isinya. Karena itu perahu Anda sekarang sedikit demi sedikit mulai tenggelam. Lokasi Anda kurang jelas dimana saat itu berada, karena rusaknya alat navigasi yang sungguh penting, dan karena Anda beserta rekan-rekan Anda sedang sibuk sekali berusaha memadamkan api. Hanya menurut perkiraan yang cukup teliti, Anda saat itu sedang berada kurang lebih berjarak 1000 mil arah barat daya dari sebuah pulau terdekat.

Dibawah ini ada sebuah daftar barang yang kebetulan terlindung dan selamat setelah api mengamuk. Tambahan pula, Anda beruntung mendapatkan sebuah sekoci karet yang masih dapat digunakan lengkap dengan dayungnya. Sekoci itu cukup untuk dapat mengangkut Anda beserta rekan-rekan Anda dan semua barang yang terdaftar di bawah. Dari saku-saku baju dan celana semua orang yang selamat terdapat sebungkus rokok, tiga kotak korek api, dan lima lembar uang kertas ribuan.

Tugas Anda sekarang adalah menyusun nilai pentingnya kelima belas barang tadi, atas dasar keperluannya untuk dapat mempertahankan hidup. Anda harus membuat keputusan-keputusan sendiri tanpa berkonsultasi dengan rekan-rekan Anda.

Berikan nomor satu pada jenis barang yang Anda anggap paling penting, dan nomor dua pada barang yang Anda anggap prioritas kedua, begitu seterusnya sampai nomor limabelas, sebagai barang yang sangat kurang penting. Tulis catatan nomor-nomor Anda pada ruang tanda “Pilihan Sendiri”. Setelah hal ini dilakukan, tugas Anda berikutnya adalah membentuk kelompok dan melakukan hal yang sama.

JENIS BARANG

·         Sekstan

·         Cermin Cukur Janggut

·         Lima Galon Air

·         Kelambu

·         Satu Kotak Perbekalan Tentara Kelas C

·         Peta Laut Pasific

·         Bantalan Penyelamat (alat apung yang telah disetujui oleh pemerintah)

·         Dua galon campuran oli dan bensin

·         Radio Transistor Kecil

·         Racun Ikan Hiu

·         Duapuluh Kaki Persegi Plastik

·         Limabelas Kaki Tali Nilon

·         Dua Kotak Batang Permen Coklat

·         Alat-alat Pancing

·         Satu Kerat (24 Botol) Jamaica Rum Murni

Setelah selesai semuanya, barulah Anda dan rekan-rekan megambil hikmah dari kasus tersebut dengan memperhatikan pertanyaan-pertanyaan berikut ini.

1.            Apakah jawaban Anda sendiri dengan jawaban kelompok terdapat persamaan yang banyak, sebagian terdapat persamaan, atau berbeda sama sekali? Jika berbeda, apa kira-kira faktor yang menyebabkan terjadinya perbedaan tersebut?

2.            Bagaimana proses “pengambilan keputusan” pada saat Anda bekerja dalam kelompok? Menurut Anda, lebih bermanfaat manakah proses pengambilan keputusan secara individual dan secara kelompok? Apa kelebihan dan kekurangannya masing-masing? (Perhatikan tentang kemungkinan munculnya perilaku-perilaku individu dalam kelompok seperti: ingin memaksakan pendapat; pasif / apatis dan menyerahkan keputusan kepada rekannya; menyembunyikan informasi; penakut; pengeluh; pemalas; sok tahu; berbelit-belit, dan sebagainya).

3.            Pelajaran-pelajaran apa lagi yang dapat Anda peroleh dari adanya kasus diatas?

JAWABAN KASUS

Menurut para ahli, barang-barang utama yang dibutuhkan oleh orang yang tersesat di tengah laut adalah barang-barang untuk menarik perhatian dan untuk menolong jiwa, sementara menunggu usaha penyelamatan. Alat-alat navigasi kurang penting. Walaupun sebuah sekoci kecil mungkin mampu digunakan untuk mencapai daratan, alat ini tak mungkin digunakan untuk mengumpan makanan dan air yang sekedar cukup untuk hidup selama itu. Karena itu, yang paling penting adalah Cermin Cukur Janggut dan Dua Galon Campuran Oli dan Bensin. Barang-barang ini dapat digunakan untuk memberi tanda petolongan udara – laut. Prioritas kedua adalah air dan makanan, misalnya saja Satu Kotak Perbekalan Tentara Kelas C.

Berikut ini adalah keterangan singkat tentang urutan nilai (ranking) setiap barang, yang tentu saja tidak mencakup seluruh kegunaan tiap barang melainkan hanya yang penting-penting saja.

·         Cermin Cukur Janggut, sangat penting untuk memberi tanda.

·         Dua Galon Campuran Oli dan Bensin, juga diperlukan untuk memberi tanda karena campuran bahan ini akan terapung di atas air dan dapat dibakar dengan selembar uang kertas dan korek api.

·         Lima Galon Air, penting untuk mengganti cairan tubuh yang hilang karena penguapan dan sebagainya.

·         Satu Kotak Perbekalan Tentara Kelas C, penting untuk bahan makanan.

·         Duapuluh Kaki Persegi Plastik, penting sebagai tadah air hujan dan sebagai pelindung.

·         Dua Kotak Batang Permen Coklat, untuk persediaan makanan.

·         Alat-alat Pancing, dinilai lebih rendah dari pada coklat karena “seekor burung di tangan lebih bernilai dari pada seratus ekor di angkasa”. Artinya, tidak ada jaminan akan tertangkapnya seekor ikan.

·         Limabelas Kaki Tali Nilon, mungkin dapat digunakan untuk mengikat peralatan supaya tidak terpental ke luar sekoci.

·         Bantalan Penyelamat, dapat digunakan untuk menarik orang yang mungkin tercebur ke laut.

·         Satu Kerat (24 Botol) Jamaica Rum Murni, berisi 80 % alkohol yang dapat digunakan untuk obat anti infeksi, bukan untuk diminum.

·         Radio Transistor Kecil, sedikit sekali gunanya karena jauh dari station radio.

·         Racun Ikan Hiu, sebagai usaha preventif jika sewaktu-waktu muncul ikan hiu yang akan menyerang.

·         Peta Laut Pasific, tidak berguna tanpa perlengkapan navigasi lainnya. Yang penting bukan mengetahui dimana posisi Anda, melainkan kemana Anda akan menyelamatkan diri atau dimana posisi orang yang akan menyelamatkan Anda.

·         Kelambu, tidak berguna karena tidak ada nyamuk di Lautan pasific.

·         Sekstan, tidak berguna tanpa meja dan kronometer.