Perilaku Organisasi 8 – Produktivitas / Kinerja (Performance)

Pengantar

 

Tujuan akhir dari pembentukan suatu organisasi pada hakekatnya adalah bagaimana organisasi tersebut dapat memberikan kemanfaatan sebesar mungkin bagi para pegawai atau manusia pendukungnya. Kemanfaatan ini dapat berwujud sesuatu yang tangible atau kelihatan (misalnya tingkat kesejahteraan) maupun yang bersifat intangible atau tidak kelihatan (misalnya penghargaan terhadap prestasi, pengakuan atas jasa, dan sebagainya). Sementara itu sangat disadari bahwa untuk dapat memberikan kemanfaatan semaksimal mungkin, suatu organisasi harus memiliki produktivitas atau menunjukkan kinerja yang cukup tinggi. Jadi dalam hal ini terdapat hubungan timbal balik: manusia bekerja keras mencapai produktivitas organisasi, dan produktivitas organisasi harus diabdikan untuk kesejahteraan dan kemanfaatan manusia.

Atas dasar pemikiran demikian, maka wajarlah bila suatu organisasi akan mengarahkan atau memfokuskan seluruh sumber daya yang dimiliki serta fungsi-fungsi manajemen kepada tercapainya sebesar mungkin produktivitas organisasi. Sebab, hidup mati maupun eksis tidaknya suatu organisasi akan sangat ditentukan oleh kemampuan organisasi tersebut untuk merealisasikan cita-cita dan tujuannya menjadi kenyataan.

Konsepsi Kinerja / Produktivitas

Dalam ilmu dan praktek manajemen, pengertian kinerja dan atau produktivitas belum memiliki satu arti yang disepakati. Namun dari berbagai definisi dan interpretasi mengenai produktivitas, Sumanth (1984: 7) mengemukakan tentang tiga bentuk dasar dari produktivitas, yaitu:

1.       Produktivitas parsial (partial productivity), adalah perbandingan antara output dengan salah satu input. Misalnya produktivitas tenaga kerja (perbandingan output dengan input tenaga kerja) adalah ukuran dari produktivitas parsial.

2.       Produktivitas total faktor (total factor productivity), adalah perbandingan antara output bersih dengan jumlah dari input tenaga kerja dan modal. Output bersih diartkan sebagai total output dikurangi dengan biaya sementara yang telah dikeluarkan untuk menghasilkan barang atau jasa.

3.       Produktivitas total (total productivity), adalah perbandingan antara total output dengan keseluruhan faktor input.

Filosofi mengenai produktivitas sendiri mengandung arti adanya keinginan dan usaha dari masing-masing individu dan unit-unit organisasi untuk mening-katkan mutu hidup dan kehidupannya. Dalam hal ini, produktivitas merupakan hasil yang dapat dicapai dari proses produksi dengan menggunakan satu atau lebih faktor produksi.

Produktivitas biasanya dihitung sebagai indeks, yakni rasio output (keluaran) dibanding input (masukan) dan dinyatakan dalam ukuran fisik (physical productivity) maupun ukuran finansial (financial productivity). Rasio antara output dengan input tersebut menunjukkan jumlah keluaran yang diperoleh dari sejumlah masukan. Makin besar nilai tersebut, berarti produktivitas makin tinggi (Ensiklopedi Ekonomi, Bisnis dan Manajemen, 1992: 210).

Dengan demikian, konsepsi mengenai produktivitas tidak hanya mengacu pada jumlah keluaran, tetapi juga pada berbagai faktor yang dapat mempengaruhi proses pencapaian produktivitas itu sendiri. Jadi, antara produktivitas, efisiensi dan efektivitas merupakan kesatuan hubungan yang tidak dapat saling dipisahkan. Efektivitas berkaitan dengan upaya mencapai sasaran, sedangkan efisiensi mengarah pada pemanfaatan sumber daya secara maksimal.

Selanjutnya untuk mengetahui tingkat produktivitas yang diraih suatu organisasi, perlu dilakukan pengukuran-pengukuran. Adapun ukuran produktivitas dan strategi untuk meningkatkannya akan dijelaskan pada penjelasan berikut ini.

Penerapan dan Pengukuran Produktivitas

Penerapan konsep produktivitas pada organisasi sektor publik dan sektor privat atau bisnis menurut Balk seperti dikutip oleh Kasim (1989: 19) sangat berbeda, dimana konsepsi produktivitas dalam organisasi sektor privat didasarkan pada asumsi-asumsi sebagai berikut:

§  suatu organisasi bisnis adalah suatu badan yang mampu menentukan nasibnya.

§  Organisasi yang produktif akan menyingkirkan organisasi yang kurang produktif.

§  Organisasi harus berkembang supaya dapat bertahan.

§  Kesehatan organisasi diukur berdasarkan gambaran keuntungan jangka pendek dan jangka panjang.

§  Kualitas yang rendah akan menyebabkan kerugian.

Jika pada sektor privat indikator yang digunakan dalam mengukur produktivitas adalah tingkat keuntungan yang dicapai, maka produktivitas pada organisasi pemerintah lebih banyak diukur dari segi kualitas hasil yang dihasilkan-nya kepada masyarakat, yaitu sampai seberapa jauh hasil tersebut sesuai dengan standar yang diinginkan. Standar ini meliputi ciri-ciri dari output, misalnya berapa unit atau event yang dihasilkan, bagaimana jadual penyelesaiannya (timeliness), dan seberapa jauh kepuasan dari klien atau masyarakat yang dilayaninya. Dengan kata lain, ada beberapa asumsi normatif yang dapat dijadikan sebagai pedoman dalam memahamii produktivitas organisasi sektor publik yaitu sebagai berikut:

§  Organisasi (institusi) publik tidak sepenuhnya otonom tetapi dikuasai oleh faktor-faktor eksternal.

§  Organisasi publik secara resmi (menurut hukum) diadakan untuk pelayanan masyarakat.

§  Organisasi publik tidak dimaksudkan untuk berkembang atau menadi besar dengan merugikan organisasi publik yang lain.

§  Kesehatan organisasi publik diukur melalui kontribusinya terhadap tujuan politik, serta kemampuan mencapai hasil yang maksimum dengan sumber daya yang tersedia.

§  Kualitas pelayanan masyarakat yang buruk akan memberi pengaruh politik yang negatif (Kasim, 1989: 20).

Selanjutnya berbicara masalah produktivitas, jelas tidak bisa dilepaskan dari pengukurannya (measurements). Pengukuran produktivitas bertujuan untuk melihat tingkat perubahan produksi barang dan jasa yang terjadi dalam kurun waktu tertentu. Menurut Sardjudin (1995: 124), pengukuran ini bersifat netral, artinya memberikan informasi yang bermanfaat bagi tujuan analisis kemampuan kerja dan meneliti faktor-faktor input maupun output tertentu yang menyebabkan kenaikan atau penurunan produktivitas. Tingkat produktivitas ini dapat digunakan sebagai standar ukuran efisiensi, dan hasil analisis pengukuran dapat digunakan untuk memandu upaya efektif dalam memperbaiki pengalokasian sumber daya.

Mengenai ukuran produktivitas ini, Sumanth (1984: 57) membaginya kedalam empat level, yaitu ukuran produktivitas pada level internasional, level nasional, level industrial, serta level organisasi atau perusahaan. Namun dalam pembahasan thesis ini, produktivitas pada level perusahaan atau organisasi dipandang paling relevan, sehingga konsep produktivitas inilah yang akan dikaji lebih mendalam.

Strategi Peningkatan Kinerja

Masalah produktivitas ini sangat berhubungan erat dengan masalah kinerja (performance). Kinerja dalam suatu organisasi dapat dikatakan meningkat jika memenuhi indikator-indikator antara lain: quality of work (kualitas hasil pekerjaan), promptness (kelancaran dan ketepatan waktu), initiative (prakarsa atau inisiatif), capability (kecakapan atau kemampuan), dan communication (komunikasi yang baik dan efektif) (Sedarmayanti, 1995: 53).

Dalam kerangka teoretis dan praktis untuk mewujudkan kinerja tinggi (high performance) dari suatu kelompok dalam organisasi, Gordon (1996: 182-190) menawarkan beberapa strategi yang terdiri dari penerapan kegiatan membangun team (implementing team-building activities), meningkatkan proses kelompok (improving group process), membangun kekuatan dari faktor-faktor perbedaan dan lintas budaya (building on the strengths of a diverse and cross-cultural work force), serta mengurangi konflik-konflik yang tidak diperlukan (reducing dysfunctional conflict).

Strategi implementing team-building activities diawali dengan pengumpulan data-data tentang fungsi kelompok dalam organisasi dengan menggunakan instrumen tertentu, yang paling tidak dapat menjaring lima aspek yakni misi kelompok (team mission), pencapaian tujuan (goal achievement), partisipasi dan pemberdayaan (empowerment), komunikasi terbuka dan jujur (open, honest commmunication), serta nilai-nilai dan peran positif (positive roles and norms). Tahap berikutnya adalah analisis data dan menerapkan hasil analisisnya kepada anggota kelompok. Dari sini diharapkan setiap anggota kelompok memiliki pandangan tentang tingkat kinerja mereka saat ini, sehingga dapat menetapkan langkah berikutnya tentang cara membangun kinerja yang lebih baik.

Pada tahap berikutnya, strategi improving group process dapat dilakukan dengan memperbesar usaha-usaha anggota kelompok, memberikan pengetahuan terhadap tugasnya secara memadai, serta menggunakan cara yang tepat untuk memelihara kualitas tugasnya. Disamping itu, upaya meningkatkan fungsi kelompok dapat ditempuh juga melalui pembentukan konfigurasi yang tepat mengenai tujuan, norma, peran maupun struktur organisasi. Dan terakhir, upaya untuk meyakinkan bahwa norma-norma yang dianut akan menghasilkan efektivitas tinggi bagi kelompok, juga menjadi kunci untuk meningkatkan proses kelompok.

Strategi ketiga yang dikemukakan oleh Gordon (1996: 188) adalah membuat perbedaan-perbedaan dalam kelompok yang menyangkut perbedaan usia, jenis kelamin, bahasa, kepercayaan maupun etnik / budaya, menjadi keunggulan (advantage) kelompok organisasi, dan bukannya menjadi penghambat. Beberapa keuntungan yang dapat dipacu dalam hal ini adalah: increased number of perspective, multiple interpretations likely, greater openess to new ideas, increased flexibility and creativity, improved problem solving, improved understanding of foreign employess or customers.

Adapun strategi keempat yang disarankan untuk memacu kinerja adalah mengurangi atau menghilangkan konflik-konflik yang akan menghambat fungsi kelompok atau fungsi organisasi. Meskipun demikian, ada juga konflik yang dapat meningkatkan komunikasi serta menggiring kearah pemecahan masalah yang efektif, sehingga konflik macam ini justru dapat menjadi wahana untuk membentuk tim yang tangguh.

LATIHAN KASUS

BAGAIMANA KINERJA KELOMPOK ANDA?

Lingkarilah angka disebelah kanan pertanyaan-pertanyaan dibawah ini atas dasar penilaian Anda terhadap kondisi nyata pada kelompok Anda. Angka dikanan pertanyaan tersebut memiliki skala sebagai berikut (5 = sangat setuju; 4 = setuju; 3 = netral; 2 = tidak setuju; 1 = sangat tidak setuju)

1.      Setiap anggota kelompok mengetahui secara pasti mengapa mereka sesuatu yang harus dilakukannya.

2.      Pimpinan kelompok secara konsisten mengajak anggotanya untuk mengetahui bagaimana memenuhi harapan pelanggan.

3.      Setiap anggota kelompok memiliki hak bicara atas keputusan yang mempengaruhi pekerjaannya.

4.      Jika orang lain menjelaskan cara kita berkomunikasi dengan dalam kelompok, mereka akan mengatakan “terbuka”, “jujur”, “tepat waktu”, dan “obyektif”.

5.      Anggota kelompok memiliki kemampuan yang menunjang terhadap peran dan tugasnya dalam kelompok.

6.      Setiap orang dalam kelompok mengetahui prioritas kelompok.

7.      Sebagai kelompok, kita bekerja bersama-sama untuk meraih tujuan yang tepat, jelas dan memungkinkan untuk diraih.

8.      Saya lebih memilih pimpinan kelompok yang mengajarkan bagaimana cara mengerjakan sesuatu dari pada yang memberikan instruksi tahap demi tahap.

9.      Sebagai suatu kelompok, kami dapat bekerja bersama untuk memecahkan konflik yang destruktif daripada menghindari konflik.

10. Peranan setiap anggota kelompok sangat diharapkan untuk membuat kelompok menjadi utuh.

11. Kelompok mengetahui bagaimana dia berbuat didalam organisasi.

12. Jika kelompok saya gagal mencapai tujuan, saya akan lebih mencari penyebab kegagalan itu dari pada memarahi dan memberi hukuman kepada anggota kelompok.

13. Kelompok memiliki rasa memiliki yang tinggi terhadap pekerjaan, bahkan jika perlu kami tidak akan pulang sampai pekerjaan benar-benar selesai.

14. Pimpinan kelompok selalu mengajak anggotanya untuk bersikap terbuka dan jujur.

15. Adalah baik, adanya pertandingan antar anggota kelompok dalam hal kemampuan dan rasa tanggungjawab.

16. Setiap orang dalam kelompok bekerja untuk meraih suatu hal yang sama.

17. Kelompok harus memiliki dukungan dan sumber daya yang dibutuhkan untuk memenuhi harapan pelanggan  .

18. Kelompok mengetahui banyak tentang segala sesuatu yang terjadi atas organisasi seperti halnya yang diketahui oleh pimpinan kelompok, sebab pimpinan kelompok selalu memberitahukan segala sesuatu kepada kelompok.

19. Pimpinan kelompok percaya bahwa setiap anggota sama-sama memiliki sesuatu sebagai kontribusinya bagi terwujudnya nilai secara keseluruhan.

20. Setiap anggota kelompok tahu persis tentang aturan tidak tertulis tentang bagaimana berperilaku dalam kelompok.

Dari kuesioner tersebut diatas, isikanlah ke tabel dibawah ini. Selanjutnya dari isian tabel akan terlihat dan dapat diketahui sejauh mana efektivitas suatu kelompok dalam organisasi, serta sejauhmana produktivitas atau kinerja kelompok tersebut telah dapat tercapai. Artinya, semakin besar angka penilaian, semakin besar pula kemungkinan tercapainya efektivitas dan produktivitas / kinerja kelompok.